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El Sistema de Gestión Documental es un proceso estratégico en las organizaciones, más que un simple método de organización de archivos.
El ejecutarlo de forma correcta genera beneficios adicionales para las empresas.
Por: Lina Hurtado, Consultor en Gestión Documental de PwC Colombia / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

La gestión documental en Colombia atrae cada vez más a las empresas. Esto obedece al esfuerzo que ha hecho el Estado en el diseño y divulgación de normativas jurídicas y técnicas con el fin de que las compañías tengan mayor control sobre sus documentos y generen una cultura que promueva la visión de la gestión documental como un proceso estratégico que debe ser integrado por la alta dirección dentro del negocio y no solo como un método para organizar archivos y correspondencia.

Con la creación del Archivo General de la Nación (AGN) nacieron modelos, normas, instructivos y buenas prácticas para que el país se obligue a velar por la planeación, evaluación e implementación de procesos de gestión documental para entidades del Estado. ¿Qué pasa con las empresas del sector
privado? Con la promulgación del Decreto 2609 de 2012, los ministerios y Superintendencias asumen la responsabilidad de promover que las entidades bajo su vigilancia se acojan a esta iniciativa y adopten las buenas practicas del AGN.

Por esto, la Superintendencia de Industria y Comercio estableció la Resolución 8934 de 2014 que obliga a todas sus vigiladas hasta marzo de 2016 a aplicar la normatividad archivística (Ley 594 de 2000), contar con un comité de gestión documental o una instancia equivalente que garantice que las políticas y procedimientos propios de la gestión documental se cumplan en las condiciones y tiempos establecidos, que los archivos
estén técnicamente organizados y con su respectivo inventario para garantizar la consulta de manera oportuna independiente en el medio que estos se encuentren (físico-digital) y que elaboren e implementen los instrumentos archivísticos: programa de gestión documental, tablas de retención documental, tablas de valoración documental, cuadros de clasificación documental y reglamento interno de archivo.
Dar cumplimiento a la normatividad no asegura que ese proceso se mantenga en el tiempo.
Esta es una breve introducción sobre cómo implementar SGD de manera exitosa y ejecutar un proceso de evaluación y mejora continua.
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